Regels in Europa voor het bewaren van persoonsgegevens ontvangen per E-mail

Het beheren van persoonsgegevens is in Europa strikt gereguleerd, vooral door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Wanneer je persoonlijke gegevens van klanten ontvangt via e-mail, zijn er specifieke eisen waaraan je moet voldoen. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot zware boetes en reputatieschade. In deze blog bespreken we de belangrijkste regelgeving rond het bewaren van persoonsgegevens ontvangen per e-mail en geven we praktische tips.

De AVG en Persoonsgegevens

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is sinds mei 2018 van kracht en stelt strenge eisen aan de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt, opgeslagen en bewaard. Onder persoonsgegevens vallen alle gegevens waarmee een persoon direct of indirect kan worden geïdentificeerd, zoals:

• Namen
• E-mailadressen
• Adresgegevens
• Identificatienummers
• IP-adressen

Als je dergelijke gegevens ontvangt via e-mail, ben je verplicht om deze zorgvuldig te behandelen volgens de AVG-principes:

1. Doelbinding: Persoonsgegevens mogen alleen worden verzameld en bewaard voor een specifiek, duidelijk omschreven doel.
2. Minimale gegevensverwerking: Verwerk alleen gegevens die strikt noodzakelijk zijn.
3. Beveiliging: Bescherm gegevens tegen verlies, diefstal en ongeoorloofde toegang.
4. Bewaartermijnen: Bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Bewaartermijnen: Hoe lang mag je gegevens bewaren?

De AVG schrijft niet exact voor hoe lang je gegevens mag bewaren, maar stelt dat dit afhankelijk is van het doel van de verwerking. Hier zijn enkele richtlijnen:

• Facturen en financiële administratie: Moeten vaak 7 jaar worden bewaard op basis van belastingregels, maar mogen niet langer bewaard blijven dan strikt noodzakelijk voor het doel.
• Sollicitatiegegevens: Maximaal 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure, tenzij expliciet toestemming is gegeven voor langer bewaren.
• Klanteninformatie: Alleen bewaren zolang dit nodig is voor de dienstverlening.

Belangrijk: E-mails waarin persoonsgegevens staan, vallen onder dezelfde regels als andere opslagmethoden. Als deze gegevens niet meer nodig zijn, moeten ze worden verwijderd.

Veiligheid van E-mailverkeer en opslag**

E-mail is vaak kwetsbaar voor datalekken, vooral als de berichten niet versleuteld zijn. Volgens de AVG ben je verplicht passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om gegevens te beveiligen. Denk hierbij aan:

• Het gebruik van versleutelde e-mails of beveiligde portals voor het ontvangen en verzenden van gevoelige informatie.
• Automatische verwijdering van oude e-mails met persoonsgegevens.
• Beperkte toegang tot e-mailaccounts en het gebruik van sterke wachtwoorden en twee-factor-authenticatie (2FA).

Toestemming en transparantie

Als je persoonsgegevens via e-mail ontvangt, moet je ervoor zorgen dat de klant duidelijk begrijpt waarom je deze gegevens verzamelt en hoe je ze zult verwerken. Transparantie is een kernvereiste van de AVG.

• Informeer klanten over je privacybeleid en vermeld hoe lang gegevens worden bewaard.
• Vraag expliciete toestemming als gegevens langer dan noodzakelijk worden bewaard of voor een ander doel worden gebruikt.
• Zorg ervoor dat klanten hun gegevens kunnen inzien, corrigeren of laten verwijderen op verzoek.

Wat zijn de gevolgen van niet-naleving?

Het niet naleven van de AVG kan leiden tot forse boetes, oplopend tot 20 miljoen euro of 4% van de wereldwijde jaaromzet (afhankelijk van welk bedrag hoger is). Daarnaast kan een datalek of schending van privacyregels ernstige reputatieschade veroorzaken.

Conclusie

Het ontvangen van persoonsgegevens via e-mail brengt een verantwoordelijkheid met zich mee om deze gegevens te beveiligen en correct te beheren volgens de AVG. Zorg ervoor dat je alleen noodzakelijke gegevens verzamelt, duidelijke bewaartermijnen hanteert en transparant bent naar je klanten. Gebruik beveiligde methoden voor opslag en verzending, en verwijder gegevens zodra deze niet meer nodig zijn. Door deze regels te volgen, voorkom je niet alleen boetes, maar toon je ook respect voor de privacy van je klanten.

Heb je vragen over hoe je persoonsgegevens veilig kunt beheren? Of wil je weten welke tools je kunt inzetten om AVG-compliant te blijven? Laat een reactie achter of neem contact met ons op!