Gegevensbewaarbeleid

Laatst bijgewerkt: 1 juni 2026

1. Uitgangspunt

Doqubox is ontworpen om tijdelijke documentuitwisselingsgegevens alleen te bewaren zolang dat nodig is voor de klantworkflow, terwijl account-, facturatie-, beveiligings- en wettelijke gegevens worden bewaard waar dat noodzakelijk is.

De termijnen hieronder beschrijven het huidige standaardbeleid. Klantspecifieke afspraken, productinstellingen, wettelijke verplichtingen, beveiligingsbehoeften of incidentafhandeling kunnen een andere bewaartermijn vereisen.

2. Documentuitwisselingsgegevens

Inkomende geuploade documenten:

Bewaard volgens de bewaartermijninstelling van het bedrijf. De standaard is 7 dagen, tenzij het klantplan of de overeenkomst een andere termijn biedt.
Uitgaande bestandsoverdrachten:

Tijdelijk beschikbaar en standaard ontworpen om na 7 dagen te verlopen, tenzij een andere service-instelling van toepassing is.
Documentverzoeken:

Aanvraagstatus, ontvangergegevens en gerelateerde metadata worden bewaard zolang dat nodig is om de aanvraag uit te voeren, voortgang te tonen, auditbaarheid te ondersteunen en verwijdering of verloop toe te passen.
Verwijderde of verlopen uitwisselingsgegevens:

Verwijderd uit actieve toegang en daarna opgeschoond via operationele verwijdering en backuprotatie.

3. Account- en bedrijfsgegevens

Bedrijfs-, gebruikers- en abonnementsgegevens:

Bewaard gedurende de accountlooptijd en een redelijke periode daarna voor administratie, beveiliging, geschilafhandeling en wettelijke verplichtingen.
Branding- en domeininstellingen:

Bewaard zolang het account of de gerelateerde configuratie actief is.
Supportcommunicatie:

Bewaard zolang dat nodig is om het verzoek af te handelen, servicehistorie te behouden en aan wettelijke of beveiligingsbehoeften te voldoen.

4. Facturatie- en betaalgegevens

Facturen en administratieve gegevens:

Bewaard volgens toepasselijke wettelijke boekhoudverplichtingen.
Betaalidentificatoren en mandaten:

Bewaard zolang nodig voor betalingen, refunds, chargebacks, administratie en wettelijke verplichtingen.

5. Beveiligings- en operationele gegevens

Activiteitenregistraties en events:

Bewaard zolang nodig voor klantinzicht, auditondersteuning, misbruikpreventie, probleemoplossing en beveiligingsonderzoek.
Applicatie- en infrastructuurlogs:

Bewaard voor operationele en beveiligingsdoeleinden. Exacte termijnen kunnen verschillen per logtype en omgeving.
Sessies en authenticatiegegevens:

Bewaard tot uitloggen, verlopen, vervanging of verwijdering waar nodig voor accountbeveiliging.
Backups:

Bewaard op basis van rolling backups. Verwijderde records kunnen in backups aanwezig blijven totdat de betreffende backup verloopt of wordt overschreven.

6. Verantwoordelijkheden van klanten

Klanten moeten documenten downloaden of verwerken voordat ze verlopen, interne bewaarbeleidregels instellen, onnodige verzameling vermijden en eigen administratie bijhouden wanneer wettelijke of zakelijke verplichtingen langere bewaring vereisen.