Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Doqubox is een product van Aer Software Solutions B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 27332530, statutair gevestigd in Amsterdam, met kantoor aan Koepelplein 1E, 2031WL Haarlem.

2. Reikwijdte en rollen

Deze verklaring geldt voor accountgebruikers en externe afzenders en ontvangers. Doqubox treedt op als:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor eigen klantrelaties, facturatie, wettelijke verplichtingen, websiteanalytics en platformbeveiliging en misbruikpreventie waarvoor het zelfstandig de doeleinden bepaalt.
• Verwerker voor klantdocumenten en metadata, ontvangerverificatie, gebruikers van de werkomgeving, rechten, activiteitenregistraties en beveiliging van die verwerking. De klantorganisatie is in beginsel verwerkingsverantwoordelijke.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, rol en taal.
• Authenticatie- en verificatiegegevens: sessies, IP-adressen, browserinformatie en e-mail- of sms-verificatieregistraties.
• Bestanden en metadata; verzoek- en overdrachtsgegevens zoals afzenders, ontvangers, onderwerpen en status.
• Facturatie- en betaalgegevens, supportcommunicatie en operationele logs.
• Met toestemming, websiteanalytics zoals cookie-identificatoren, paginaweergaven en events.

4. Doeleinden en grondslagen

Voor eigen activiteiten als verwerkingsverantwoordelijke:

• Klantadministratie, facturatie en support: uitvoering van de overeenkomst als je contractspartij bent; anders ons gerechtvaardigd belang bij zakelijke klantrelaties.
• Boekhouding en wettelijke rapportages: wettelijke verplichtingen.
• Platformbeveiliging en misbruikpreventie: ons gerechtvaardigd belang bij bescherming van de dienst.
• Optionele websiteanalytics: jouw toestemming.

5. Beveiliging en encryptie

Bestanden en hun metadata, waaronder oorspronkelijke bestandsnamen en bestandstypen, worden end-to-end versleuteld in de browser van de verzender en ontsleuteld in die van de ontvanger. Account-, verificatie-, facturatie-, log- en e-mail- of sms-bezorggegevens vallen buiten deze encryptie.

Aanvullende maatregelen zijn encryptie tijdens transport, versleutelde bestandsopslag, toegangsbeperking en monitoring. Zie de beveiligingspagina.

6. Ontvangers en subverwerkers

We gebruiken dienstverleners voor hosting, e-mail, sms-verificatie, betalingen en optionele websiteanalytics. Hun rollen, gegevenscategorieën en locaties staan in de subverwerkerslijst. De DPA regelt verwerking namens klanten, inclusief kennisgeving en bezwaar bij subverwerkers.

7. Doorgifte buiten de EER

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, passen wij passende waarborgen toe conform de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses (SCC's), waar vereist.

8. Bewaartermijnen

Het bewaarbeleid vermeldt termijnen en verwijdercriteria per gegevenscategorie. Voor klantgegevens gelden klantinstructies en de DPA; gegevens voor eigen doeleinden bewaren we alleen zolang nodig of wettelijk vereist.

9. Jouw rechten

Afhankelijk van de verwerking heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit en kun je een klacht indienen bij een toezichthouder, waaronder de Autoriteit Persoonsgegevens.

Richt verzoeken over gegevens die namens een klant worden verwerkt eerst aan die organisatie. Doqubox helpt waar wettelijk vereist.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar.