Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Doqubox is een product van Aer Software Solutions BV, gevestigd in Amsterdam. Voor vragen over privacy kun je contact opnemen via support@doqubox.com.

2. Reikwijdte en rollen (gebruikers en externe betrokkenen)

Doqubox wordt gebruikt door twee groepen: (a) gebruikers van klantorganisaties en (b) externe betrokkenen, zoals uploaders, ontvangers en personen die documenten aanleveren via een verzoeklink.

Afhankelijk van de verwerking treedt Doqubox op als:

• Verwerkingsverantwoordelijke voor onder andere accountbeheer, facturatie, beveiliging, misbruikpreventie en wettelijke naleving.
• Verwerker voor procesgegevens van documentverzoeken en overdrachten die namens klantorganisaties worden verwerkt op hun instructie.

Wanneer Doqubox als verwerker optreedt, is de klantorganisatie in beginsel de verwerkingsverantwoordelijke voor die verwerking.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij

• Account- en profielgegevens (zoals naam, e-mailadres, rol en taal).
• Authenticatie- en beveiligingsgegevens (zoals sessiegegevens, IP-adres en user agent).
• Verificatiegegevens voor e-mail of sms (zoals OTP-uitdagingen en verificatiestatus).
• Procesgegevens van documentverzoeken en overdrachten (zoals afzender/ontvanger, onderwerp, status en metadata van verzoeken en overdrachten), niet de inhoud van bestanden zelf.
• Bestanden, bijlagen en bijbehorende metadata.
• Facturatie- en betalingsgegevens die nodig zijn voor abonnementen en betalingen.
• Supportcommunicatie en operationele logging.

4. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens onder meer voor het leveren en beveiligen van de dienst, authenticatie en verificatie, support, facturatie, en naleving van wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de situatie baseren wij ons op:

• uitvoering van de overeenkomst (AVG art. 6 lid 1 sub b),
• wettelijke verplichting (AVG art. 6 lid 1 sub c),
• gerechtvaardigd belang (AVG art. 6 lid 1 sub f),
• of toestemming waar vereist (AVG art. 6 lid 1 sub a).

5. Beveiliging en encryptie

Doqubox past beveiligingsmaatregelen toe zoals versleuteling tijdens transport en opslag, toegangsbeperking en monitoring. Bepaalde workflows ondersteunen versleutelde overdracht met aanvullende encryptiemetadata.

Dit betekent niet dat iedere workflow in iedere situatie volledig end-to-end versleuteld is.

Meer informatie staat op onze beveiligingspagina.

6. Ontvangers en subverwerkers

Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer dat nodig is voor de dienstverlening, bijvoorbeeld met partijen voor opslag, e-mail, sms-verificatie en betalingen.

Een actueel overzicht staat op onze subverwerkerspagina. Voor zakelijke klanten is aanvullende informatie opgenomen in onze verwerkersovereenkomst (DPA).

7. Doorgifte buiten de EER

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, passen wij passende waarborgen toe conform de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of Standard Contractual Clauses (SCC's), waar vereist.

8. Bewaartermijnen

Wij hanteren bewaartermijnen per gegevenscategorie en doel. Waar relevant zijn termijnen gekoppeld aan beveiliging, operationele noodzaak en wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld fiscale bewaarplicht).

Voor gegevens die wij als verwerker verwerken, volgt de bewaartermijn in beginsel de instructie van de klantorganisatie en de contractuele afspraken.

Zie de bewaarmatrix voor een praktisch overzicht van de huidige bewaarcategorieen.

9. Jouw rechten

Afhankelijk van de situatie heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en dataportabiliteit, en kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer Doqubox als verwerker optreedt, kun je jouw verzoek in eerste instantie richten aan de klantorganisatie die als verwerkingsverantwoordelijke optreedt. Wij ondersteunen onze klanten hierbij waar wettelijk vereist.

10. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen. De meest actuele versie is altijd op deze pagina beschikbaar.