Wat is Doqubox?

Doqubox is een veilige manier voor organisaties om vertrouwelijke documenten op te vragen, te ontvangen en te versturen. Je klanten gebruiken gewoon een link in hun browser; jij houdt overzicht in één omgeving.

Voor welke organisaties is Doqubox bedoeld?

Doqubox is vooral geschikt voor organisaties die regelmatig gevoelige klantdocumenten verwerken, zoals accountants, financieel adviseurs, makelaars, zorgverleners en andere professionele dienstverleners.

Waarom zou ik niet gewoon bestanden via e-mail versturen?

Bijlagen in e-mail blijven vaak rondzwerven in inboxen, back-ups en doorgestuurde berichten. Met Doqubox geef je klanten een duidelijk kanaal en houd je meer grip op toegang, opvolging en bewaartermijnen.

Wat levert Doqubox mijn organisatie op?

Je werkt professioneler, voorkomt losse bijlagen in mailboxen en ziet sneller welke documenten zijn aangeleverd of nog ontbreken. Dat bespaart tijd in opvolging en geeft klanten meer vertrouwen.

Moeten mijn klanten een account aanmaken?

Nee. Klanten openen een link, volgen de stappen en leveren documenten aan of downloaden bestanden. Voor extra zekerheid kan Doqubox om een verificatiecode vragen.

Is Doqubox makkelijk voor klanten die niet technisch zijn?

Ja. Klanten hoeven geen software te installeren en krijgen een eenvoudige upload- of downloadpagina. Bij documentaanvragen kun je precies aangeven welke bestanden nodig zijn.

Hoe kan ik documenten opvragen bij mijn klanten?

Je maakt in Doqubox een documentaanvraag, vult in welke bestanden je nodig hebt en stuurt de link naar je klant. Daarna kun je de status volgen en herinneringen sturen.

Wat is het verschil tussen een uploadlink en een documentaanvraag?

Een uploadlink is handig als algemene aanleverplek, bijvoorbeeld op je website of in je e-mailhandtekening. Een documentaanvraag gebruik je wanneer je specifieke bestanden van één klant nodig hebt.

Kan ik met Doqubox ook bestanden naar klanten versturen?

Ja. Je kunt vertrouwelijke bestanden veilig naar een klant sturen. De klant opent de downloadlink en bevestigt de toegang met een code per e-mail of sms, afhankelijk van je instellingen en abonnement.

Kan ik zien of documenten zijn ontvangen of gedownload?

Ja. Doqubox laat zien welke documenten zijn binnengekomen en houdt bij wanneer bestanden zijn gedownload. Zo hoef je minder handmatig na te vragen.

Hoe helpt Doqubox met privacy en AVG/GDPR?

Doqubox helpt je zorgvuldiger om te gaan met persoonsgegevens door documenten versleuteld uit te wisselen, toegang te beperken en bestanden niet langer te bewaren dan nodig. Het blijft wel belangrijk dat je eigen organisatie de juiste processen volgt.

Hoe zorgt Doqubox dat mijn gegevens veilig zijn?

Doqubox combineert veilige links, verificatiecodes, versleuteling en automatische bewaartermijnen. Zo komen documenten niet als gewone bijlagen in mailboxen terecht en blijft toegang beter controleerbaar.

Wat doet Doqubox met mijn gegevens?

Doqubox gebruikt je gegevens om de dienst te leveren: documenten ontvangen en versturen, gebruikers toegang geven, meldingen sturen, betalingen verwerken en de omgeving beveiligen. Vertrouwelijke bestanden worden niet gebruikt voor andere doeleinden.

Kan Doqubox mijn bestanden bekijken?

Nee. Bij de beveiligde documentstromen worden bestanden al in de browser versleuteld. Doqubox verwerkt en bewaart de bestanden daardoor niet als leesbare bijlagen.

Wat betekent end-to-end encryptie bij Doqubox?

Het betekent dat documenten al worden beschermd voordat ze worden verstuurd en pas weer bruikbaar worden bij de juiste ontvanger. Voor jou betekent dit dat gevoelige bestanden niet als leesbare bijlagen door het platform reizen.

Hoe lang blijven documenten beschikbaar?

Documenten blijven tijdelijk beschikbaar en worden daarna automatisch verwijderd. De standaard bewaartermijn is 7 dagen, zodat gevoelige bestanden niet onnodig blijven staan.

Waarom gebruikt Doqubox passkeys in plaats van wachtwoorden?

Passkeys maken inloggen eenvoudiger en veiliger. Je gebruikt de beveiliging van je apparaat of wachtwoordmanager, zoals vingerafdruk, gezichtsherkenning of pincode, zonder een extra wachtwoord te onthouden.

Wat als mijn passkey of browser niet werkt?

Doqubox heeft moderne passkey-ondersteuning nodig om je account en encryptietoegang veilig te openen. Werkt het niet, probeer dan een actuele browser, een ander apparaat of een wachtwoordmanager met passkey-ondersteuning.

Wat gebeurt er als ik mijn passkey kwijtraak?

Gebruik bij voorkeur een gesynchroniseerde passkey-provider en voeg waar mogelijk een tweede vertrouwd apparaat toe. Als je alle toegang kwijtraakt, moet je organisatie of support helpen met de vervolgstappen.

Kan ik met meerdere collega's werken in Doqubox?

Ja, op abonnementen met teamfuncties kun je gebruikers uitnodigen. Nieuwe gebruikers worden eerst goedgekeurd, zodat toegang tot vertrouwelijke documenten gecontroleerd blijft.

Kan ik Doqubox aanpassen aan mijn huisstijl?

Ja. Afhankelijk van je abonnement kun je je logo, merkkleur, eigen uploaddomein en eigen afzenderadres voor klantmails gebruiken.

Wat kost Doqubox?

Klanten en ontvangers gebruiken Doqubox gratis via de links die ze ontvangen. Organisaties kiezen een abonnement op basis van de functies die ze nodig hebben, zoals documentaanvragen, veilig versturen, teamgebruik, sms-verificatie en eigen domeinen.

Hoe kan ik Doqubox opzeggen?

Je kunt Doqubox maandelijks opzeggen via je accountinstellingen. Je blijft verantwoordelijk voor het veilig afronden of downloaden van documenten voordat bewaartermijnen verlopen.

Welke soorten documenten kan ik met Doqubox opvragen?

Je kunt vrijwel elk type klantdocument opvragen, zoals identificatiebewijzen, contracten, loonstroken, jaarstukken, medische documenten, hypotheekstukken of andere vertrouwelijke bestanden.

Waarin verschilt Doqubox van Dropbox, WeTransfer, Google Drive of SharePoint?

Doqubox is specifiek gemaakt voor klantdocumenten opvragen en versturen. De nadruk ligt op duidelijke klantlinks, verificatie, bewaartermijnen, downloadstatus en een professionele ervaring voor externe relaties.

Kan ik Doqubox gebruiken met mijn bestaande website?

Ja. Je kunt je uploadlink op je website plaatsen of delen via je eigen communicatiekanalen. Met een geschikt abonnement kun je ook een eigen uploaddomein gebruiken.

Kan ik een veilige uploadlink in mijn e-mailhandtekening zetten?

Ja. Dat is juist een praktische manier om klanten altijd een veilige aanleverroute te geven zonder telkens een nieuwe aanvraag te maken.

Kan ik mijn eigen domein gebruiken, zoals upload.mijnbedrijf.nl?

Ja, op abonnementen met eigen domeinen. Je stelt het domein in en activeert het nadat de DNS-instellingen zijn gevalideerd.

Kunnen e-mails naar klanten vanaf mijn eigen organisatie komen?

Ja, op abonnementen met eigen afzenderadres. Daarvoor moet je een DNS-record instellen, zodat Doqubox namens jouw domein betrouwbare klantmails kan versturen.

Heb ik IT-kennis nodig om Doqubox te gebruiken?

Voor dagelijks gebruik niet. Documenten opvragen, versturen en opvolgen kan direct vanuit de app. Voor eigen domeinen of eigen afzenderadressen kan hulp van degene die je DNS beheert handig zijn.

Hoe snel kan mijn organisatie starten met Doqubox?

Je kunt na registratie en activatie direct starten met de standaardomgeving. Extra instellingen zoals huisstijl, eigen domein of eigen afzenderadres kun je daarna toevoegen.

Wat gebeurt er nadat een klant documenten uploadt?

De documenten verschijnen in je inbox. Je krijgt een melding, kunt de bestanden veilig openen en ziet in Doqubox welke documenten zijn binnengekomen.

Kan ik bepalen wie binnen mijn organisatie documenten mag zien?

Toegang loopt via gebruikers en goedkeuring binnen je organisatie. Nieuwe teamleden krijgen niet automatisch toegang tot vertrouwelijke documenten.

Wat gebeurt er als een klant het verkeerde bestand uploadt?

Je kunt de klant opnieuw om het juiste document vragen. Bij een documentaanvraag helpt de checklist om duidelijk te maken welke bestanden nodig zijn.

Kan ik herinneringen sturen als documenten ontbreken?

Ja. Bij documentaanvragen kun je herinneringen sturen, zodat klanten weten welke documenten nog nodig zijn.

Kan ik zien of een klant een aanvraag heeft afgerond?

Ja. Doqubox houdt de status van documentaanvragen bij, zodat je ziet of een aanvraag nog openstaat of is afgerond.

Wat gebeurt er als iemand een link doorstuurt?

Een doorgestuurde link geeft niet automatisch volledige toegang. Afhankelijk van de workflow kan Doqubox een verificatiecode vragen en blijven documenten beperkt beschikbaar.

Waarom moet een klant soms een verificatiecode invoeren?

Een verificatiecode helpt controleren of de juiste persoon toegang krijgt tot uploaden of downloaden. Dat is vooral belangrijk bij vertrouwelijke documenten.

Kan ik een verstuurd bestand intrekken?

Ja. Verstuurde berichten kunnen worden ingetrokken zolang ze nog actief zijn. De ontvanger ziet dan dat de link niet meer beschikbaar is.

Wat gebeurt er als een downloadlink is verlopen?

Dan kan de ontvanger de bestanden niet meer openen via die link. Dit voorkomt dat gevoelige documenten onnodig lang beschikbaar blijven.

Kan ik bewijzen dat documenten zijn ontvangen of gedownload?

Doqubox registreert activiteiten zoals ontvangen documenten en downloads. Dat geeft je meer houvast bij opvolging en interne controle.

Hoe nodig ik een collega uit?

Een beheerder kan in Doqubox een gebruiker uitnodigen. De collega maakt daarna een passkey aan en wordt goedgekeurd voordat toegang tot vertrouwelijke documenten beschikbaar is.

Waar vind ik ontvangen bestanden terug?

Ontvangen documenten staan in de inbox. Daar kun je berichten openen, bestanden downloaden en de activiteit rond een bericht bekijken.

Waarom kan ik een document niet meer openen?

Meestal komt dat doordat de bewaartermijn is verlopen, het bericht is ingetrokken of je account nog niet de juiste toegang heeft.

Kan ik de bewaartermijn verlengen?

De bewaartermijn is onderdeel van de instellingen van je abonnement. Als je een andere bewaartermijn nodig hebt, neem dan contact op of controleer je abonnementsmogelijkheden.

Hoe wijzig ik mijn accountnaam of taal?

Beheerders kunnen accountgegevens en taalinstellingen aanpassen via de instellingenpagina.

Waarom is mijn eigen domein nog niet actief?

Een eigen domein wordt pas actief nadat de DNS-instellingen kloppen en Doqubox de validatie heeft uitgevoerd. DNS-wijzigingen kunnen soms even duren.

Waarom staat mijn eigen e-mailadres nog op in afwachting?

Het afzenderadres wordt actief nadat het vereiste DNS-record is gevonden en gevalideerd. Tot die tijd blijft de bestaande afzender actief.

Waar vind ik mijn facturen?

Beheerders kunnen facturen bekijken en downloaden via de abonnements- en factuurpagina in Doqubox.

Waarom moet ik een betaalmandaat instellen?

Een betaalmandaat maakt terugkerende facturatie mogelijk en voorkomt dat je toegang of verwerking wordt onderbroken door openstaande betalingen.

Veelgestelde vragen